Indoor Location Scouting: So findest du die passende Eventlocation

Warum gutes Location Scouting den Erfolg deines Indoor-Events entscheidet

Ob Konzert, Clubnacht, Workshop oder Weihnachtsfeier: Wer die passende Eventlocation finden möchte, steht vor einer besonders wichtigen Aufgabe der Eventplanung.

Gerade jetzt wo die kältere Jahreszeit bevorsteht, ist es immer wichtiger die passende Indoor Location zu finden / bzw. auch immer schwieriger, weil jetzt wieder die Event Saison beginnt

Beim Indoor Location Scouting geht es schließlich um weit mehr als nur einen schönen Raum – die Location prägt die Atmosphäre, den Ablauf und dein Budget.

Du solltest frühzeitig prüfen, ob die Veranstaltungsstätte praktisch funktioniert, gut erreichbar ist und alle organisatorischen Voraussetzungen erfüllt. Die folgenden Tipps helfen dir dabei, Angebote objektiv zu vergleichen und teure Überraschungen bei der Miete zu vermeiden.

1. Anforderungsprofil erstellen: Was muss deine Indoor-Eventlocation bieten?

Bevor du Locations anfragst, solltest du möglichst genau wissen, was du planst. Denn eine kleine Lesung stellt natürlich andere Anforderungen als ein Konzert mit Band, eine Party oder ein mehrtägiger Workshop.

Kläre vor der Suche zunächst:

Wie viele Gäste erwartest du?
Welche Art von Veranstaltung planst du?
Soll es Sitzplätze, Stehplätze oder beides geben?
Wie viel Platz brauchst du für Bühne, Technik, Catering oder Aktivitäten?
Welche Stimmung soll die Location vermitteln?
Welche Termine kommen infrage?

Mit diesen Eckdaten kannst du gezielter suchen und vermeidest Locations, die zwar auf den ersten Blick gut aussehen, aber nicht zu deinem Event passen.

Experten-Tipp von Katharina, Eventmanagerin bei EVENTIM

„Als Erstes prüfe ich die Passung (Größe, Lage, Atmosphäre) zur Veranstaltung und die vorhandene Infrastruktur. Locations mit eigener Technik und Haustechnik-Personal sind klar im Vorteil, da sie die Fläche bestens kennen und gegebenenfalls externe Aufbau- und Anreisekosten entfallen. Sofern das Event auch draußen stattfinden soll, spreche ich bereits bei der Erstanfrage einen Schlechtwetter-Plan B an.“

Aufgabenbereich	Manuelle Verwaltung (E-Mail, Excel)	Digitales Online-Ticketing
Zahlungsabwicklung	Aufwendiges Abgleichen einzelner Zahlungseingänge	Automatische Abwicklung aller gängigen Bezahlarten

Aufgabenbereich	Manuelle Verwaltung (E-Mail, Excel)	Digitales Online-Ticketing
Zahlungsabwicklung	Aufwendiges Abgleichen einzelner Zahlungseingänge	Automatische Abwicklung aller gängigen Bezahlarten
Kapazitätskontrolle	Hohes Risiko von Überbuchungen oder Zuordnungsfehlern	Live-Überblick über verkaufte und verfügbare Kontingente
Gästeservice	Eingeschränkte Bezahloptionen (oft nur Vorkasse)	Flexibler, sofortiger Ticketkauf (z. B. via PayPal, Kreditkarte)
Teilnahme-Verbindlichkeit	Hohe Ausfallquote bei unverbindlichen Reservierungen	Maximale Verbindlichkeit durch direkten Vorab-Kauf
Einlass vor Ort	Zeitintensives Suchen auf ausgedruckten Namenslisten	Schneller QR-Code-Scan in Sekunden